E-arvetest on ilmunud päris palju artikleid. Tänaseks on ilmselt iga Eesti raamatupidaja e-arvetega mingis kontekstis kokku puutunud. Miks ja kuidas valida operaatorit ja mis vahet neil üldse on, võib tunduda üsna segane. Olles ise olnud asjaosaline, püüan jääda neutraalseks, ent anda siiski ülevaate erinevate operaatorite võimekusest, kirjutab Omniva infoäri valdkonna äriarenduse juhtina töötanud Rain-Alari Külm.
Eesti on väike turg ja tänaseks on e-arvete operaatoreid kuus. Ennast operaatorina defineerib neist pigem kolm – Omniva, Fitek ja Telema. Ülejäänud kolme näol on tegemist äri kõrvalharuga. Eesti turul on kõik kolm suuremat tegutsenud üle kümne aasta. Fitekil on läbi ajaloo olnud mitu nime – Opuscapita ja Itella. Omniva alustas e-arvete turul tegutsemist 2008. aastal tütarettevõtte Eesti E-arvete Keskus OÜ loomisega. Telema on aastaid toimetanud EDI valdkonnas ehk pakkunud eelkõige kaubaarvete lahendusi. Äri kõrvalharuna pakuvad operaatorteenust riigi loodud E-arveldaja, mis on mõeldud väike- ja mikroettevõtetele; infohaldustarkvara Amphora ja Riigi Infosüsteemide Ameti loodud Dokumendi Vahetus Keskus ehk uue nimega DHX. Omniva, Fitek ja Telema on aastaid teinud koos selgitustööd nii avalikule kui ka erasektorile e-arvete kasulikkuse ja efektiivsema raamatupidamise nimel.
Operaatorid teavad, et efektiivsus saavutatakse koostöö tulemusel ja seega on sõbralik läbisaamine Eestis e-arvete levikule kaasa aidanud – on vahetatud andmeid, ühiselt tegeletud e-arve standardi ja erinevate rahvusvaheliste projektidega.
Kui pöörduda tagasi pealkirjas sisalduva küsimuse juurde, siis sarnanevad operaatorid paljus telekomi firmadele. Kõnede asemel liigutavad e-arvete operaatorid lihtsalt arveid. Nagu Telia klient saab helistada Tele 2 numbrile, saab Telema keskkonnast saata arve Omnivasse. Operaatorid hoolitsevad selle eest, et arve jõuab kohale, info turvalisus on tagatud ning keskkond on kasutajale võimalikult lihtne. Kui on soov edastada oma koostööpartneri-le e-arveid, pakuvad teenust kõik operaatorid. Vajutada tuleb lihtsalt «Saada» nuppu, lugeda mõttes viieni ja digitaalne dokument on juba partneri süsteemis. Täpselt samamoodi nagu valida sõbra telefoni number, ja hetk hiljem on operaator õiged osapooled numbri alusel kokku viinud. E-arvete puhul on telefoninumbriks registrikood, mis tähendab, et pole ruumi nime ja aadressiga eksimiseks. Helistades ei pea ehitama oma maja kõrvale masti ja leppima kokku sõpradega kõnede tegemise standardeid, kõik teeb operaator.
Kui aga on soov saata e-arve partnerile otse panka, siis seda võimalust pakuvad Omniva ja Fitek. Ei ole loomulikult vahet, kas saata e-arved firmale või eraklientidele. Vaadates Soome kogemust, jääb alati alles 5–6% inimesi või ettevõtteid, kes soovivad arvet paberil või e-kirjaga. Riikliku postifirmana trükib Omniva loomulikult arve ka paberile, pistab ümbrikku ja toob koju. Sama teeb Fitek. Ja veel – et Eesti turg on väike, tegutsevad kõik kolm operaatorit Baltikumis, mis tähendab, et kui soovitakse saada või saata e-arveid Lätti ja Leetu, on valik olemas.
Operaatorite teenused e-arvetele üleminek aitab firmal aega säästa – kokku hoitud aeg on rahas mõõdetav. Kõik kolm operaatorit pakuvad mingil kujul e-arvete halduse lahendust oma keskkondades, võimalused ja keerukus varieeruvad teenusepakkujati. Täna edastatakse ligi 20% arvetest e-arvena, seega 80% liigub endiselt paberil ja Pdf-idena e-posti teel. E-postiga saadetud Pdf võib tunduda digitaalne, kuid tegelikult trükitakse iga teine selline fail paberile välja ja leheke rändab mööda allkirjastajaid üks-kaks nädalat, et lõpuks raamatupidaja uuesti sisestaks selle programmi.
Digiteerimisteenust – see tähendab muuta saadud Pdf- ja paberarved e-arveks – pakuvad Omniva, Telema ja Fitek. Erinevus on erinevate väljade digiteerimise arvus – Omniva digiteerib veidi rohkem infot, kuid peab mainima, et kõik kliendid ei vaja äärmiselt detailset vaadet igast arvest. Lõpuks otsustab klient, milline on ettevõttes vajalik andmete kvaliteeditase ja kui palju üldandmeid tarvis on.
Kinnitusringi lahendust pakuvad täna kõik kolm operaatorit – Fitek, Omniva ja Telema –, ent vahe on kasutaja kuvas. Spetsialistidele ja juhtidele on üldjuhul loodud mobiilne vaade, kus on kõige olulisem informatsioon. Info kuvamisel oleme Omnivas täheldanud, et raamatupidajate eelistused erinevad muudest kasutajatest päris palju ja nende puhul eelistatakse pigem klassikalisemat, detailsemat elik raamatupidaja vaadet.
Kui operaatoreid võrrelda, siis tasuks rääkida ka kuluaruannetest. Raamatupidajad teavad väga hästi, et alatihti on kadunud kviitungeid – need jõuavad kohale nädalaid hiljem või on dokument juba üsna tuhmunud. Selle vastu aitab kviitungi kohe pildistamine. Omniva ja Fitek pakuvad võimalust siduda mobiilirakenduses tehtud kviitungi foto digitaalsesse kuluaruandesse. Lisaks saab hiljem keskkonnas arved konteerida ja saata kinnitusringile, mis võtab ära palju tüütut mehhaanilist tööd nagu kopeerimine või lamineerimine.
Kolmas erinevus, mida mainida, on teenuse kasutuselevõtu kiirus. Näiteks Omniva suudab päevaga keskmise suurusega Eesti ettevõtte arvelduse digimaailma tuua. Keskmise suurusega firmale on tavaliselt lihtsam nii koolitusi läbi viia kui keskkonda seadistada. Suuremad ettevõtted ja riigifirmad vajavad aga pikemat aega protsesside kaardistamiseks, sest üleminek e-arvetele tuleb sisulisemalt läbi mõelda ja sageli vajatakse erilahendust või operaatori platvormiarendust.
Kokkuvõttes – operaatorid lihtsustavad andmete vahetamist. Meie vastutada jääb, et arved liiguksid kiirelt õige partnerini ja et seejuures oleks tagatud andmete turvalisus. Võimalused saata võltsarveid vähenevad sootuks, kuna võrgustikuga liitumiseks on vaja digitaalselt tuvastada isik, kes arve esitab. Arvete sisestamist ei ole enam tarvis ja kaob ära oht sisestusvigade tekkeks või arvel oleva summa võltsimiseks. Riik on arvestanud, et suudaks ainuüksi avaliku sektori üleminekuga säästa 2,5 miljonit eurot aastas. Erasektor vahetab ligi 30 korda rohkem arveid, seega võib iga firma digitaalsete protsessidega raha säästa.
allikas
Eesti on väike turg ja tänaseks on e-arvete operaatoreid kuus. Ennast operaatorina defineerib neist pigem kolm – Omniva, Fitek ja Telema. Ülejäänud kolme näol on tegemist äri kõrvalharuga. Eesti turul on kõik kolm suuremat tegutsenud üle kümne aasta. Fitekil on läbi ajaloo olnud mitu nime – Opuscapita ja Itella. Omniva alustas e-arvete turul tegutsemist 2008. aastal tütarettevõtte Eesti E-arvete Keskus OÜ loomisega. Telema on aastaid toimetanud EDI valdkonnas ehk pakkunud eelkõige kaubaarvete lahendusi. Äri kõrvalharuna pakuvad operaatorteenust riigi loodud E-arveldaja, mis on mõeldud väike- ja mikroettevõtetele; infohaldustarkvara Amphora ja Riigi Infosüsteemide Ameti loodud Dokumendi Vahetus Keskus ehk uue nimega DHX. Omniva, Fitek ja Telema on aastaid teinud koos selgitustööd nii avalikule kui ka erasektorile e-arvete kasulikkuse ja efektiivsema raamatupidamise nimel.
Operaatorid teavad, et efektiivsus saavutatakse koostöö tulemusel ja seega on sõbralik läbisaamine Eestis e-arvete levikule kaasa aidanud – on vahetatud andmeid, ühiselt tegeletud e-arve standardi ja erinevate rahvusvaheliste projektidega.
Kui pöörduda tagasi pealkirjas sisalduva küsimuse juurde, siis sarnanevad operaatorid paljus telekomi firmadele. Kõnede asemel liigutavad e-arvete operaatorid lihtsalt arveid. Nagu Telia klient saab helistada Tele 2 numbrile, saab Telema keskkonnast saata arve Omnivasse. Operaatorid hoolitsevad selle eest, et arve jõuab kohale, info turvalisus on tagatud ning keskkond on kasutajale võimalikult lihtne. Kui on soov edastada oma koostööpartneri-le e-arveid, pakuvad teenust kõik operaatorid. Vajutada tuleb lihtsalt «Saada» nuppu, lugeda mõttes viieni ja digitaalne dokument on juba partneri süsteemis. Täpselt samamoodi nagu valida sõbra telefoni number, ja hetk hiljem on operaator õiged osapooled numbri alusel kokku viinud. E-arvete puhul on telefoninumbriks registrikood, mis tähendab, et pole ruumi nime ja aadressiga eksimiseks. Helistades ei pea ehitama oma maja kõrvale masti ja leppima kokku sõpradega kõnede tegemise standardeid, kõik teeb operaator.
Kui aga on soov saata e-arve partnerile otse panka, siis seda võimalust pakuvad Omniva ja Fitek. Ei ole loomulikult vahet, kas saata e-arved firmale või eraklientidele. Vaadates Soome kogemust, jääb alati alles 5–6% inimesi või ettevõtteid, kes soovivad arvet paberil või e-kirjaga. Riikliku postifirmana trükib Omniva loomulikult arve ka paberile, pistab ümbrikku ja toob koju. Sama teeb Fitek. Ja veel – et Eesti turg on väike, tegutsevad kõik kolm operaatorit Baltikumis, mis tähendab, et kui soovitakse saada või saata e-arveid Lätti ja Leetu, on valik olemas.
Operaatorite teenused e-arvetele üleminek aitab firmal aega säästa – kokku hoitud aeg on rahas mõõdetav. Kõik kolm operaatorit pakuvad mingil kujul e-arvete halduse lahendust oma keskkondades, võimalused ja keerukus varieeruvad teenusepakkujati. Täna edastatakse ligi 20% arvetest e-arvena, seega 80% liigub endiselt paberil ja Pdf-idena e-posti teel. E-postiga saadetud Pdf võib tunduda digitaalne, kuid tegelikult trükitakse iga teine selline fail paberile välja ja leheke rändab mööda allkirjastajaid üks-kaks nädalat, et lõpuks raamatupidaja uuesti sisestaks selle programmi.
Digiteerimisteenust – see tähendab muuta saadud Pdf- ja paberarved e-arveks – pakuvad Omniva, Telema ja Fitek. Erinevus on erinevate väljade digiteerimise arvus – Omniva digiteerib veidi rohkem infot, kuid peab mainima, et kõik kliendid ei vaja äärmiselt detailset vaadet igast arvest. Lõpuks otsustab klient, milline on ettevõttes vajalik andmete kvaliteeditase ja kui palju üldandmeid tarvis on.
Kinnitusringi lahendust pakuvad täna kõik kolm operaatorit – Fitek, Omniva ja Telema –, ent vahe on kasutaja kuvas. Spetsialistidele ja juhtidele on üldjuhul loodud mobiilne vaade, kus on kõige olulisem informatsioon. Info kuvamisel oleme Omnivas täheldanud, et raamatupidajate eelistused erinevad muudest kasutajatest päris palju ja nende puhul eelistatakse pigem klassikalisemat, detailsemat elik raamatupidaja vaadet.
Kui operaatoreid võrrelda, siis tasuks rääkida ka kuluaruannetest. Raamatupidajad teavad väga hästi, et alatihti on kadunud kviitungeid – need jõuavad kohale nädalaid hiljem või on dokument juba üsna tuhmunud. Selle vastu aitab kviitungi kohe pildistamine. Omniva ja Fitek pakuvad võimalust siduda mobiilirakenduses tehtud kviitungi foto digitaalsesse kuluaruandesse. Lisaks saab hiljem keskkonnas arved konteerida ja saata kinnitusringile, mis võtab ära palju tüütut mehhaanilist tööd nagu kopeerimine või lamineerimine.
Kolmas erinevus, mida mainida, on teenuse kasutuselevõtu kiirus. Näiteks Omniva suudab päevaga keskmise suurusega Eesti ettevõtte arvelduse digimaailma tuua. Keskmise suurusega firmale on tavaliselt lihtsam nii koolitusi läbi viia kui keskkonda seadistada. Suuremad ettevõtted ja riigifirmad vajavad aga pikemat aega protsesside kaardistamiseks, sest üleminek e-arvetele tuleb sisulisemalt läbi mõelda ja sageli vajatakse erilahendust või operaatori platvormiarendust.
Kokkuvõttes – operaatorid lihtsustavad andmete vahetamist. Meie vastutada jääb, et arved liiguksid kiirelt õige partnerini ja et seejuures oleks tagatud andmete turvalisus. Võimalused saata võltsarveid vähenevad sootuks, kuna võrgustikuga liitumiseks on vaja digitaalselt tuvastada isik, kes arve esitab. Arvete sisestamist ei ole enam tarvis ja kaob ära oht sisestusvigade tekkeks või arvel oleva summa võltsimiseks. Riik on arvestanud, et suudaks ainuüksi avaliku sektori üleminekuga säästa 2,5 miljonit eurot aastas. Erasektor vahetab ligi 30 korda rohkem arveid, seega võib iga firma digitaalsete protsessidega raha säästa.
allikas
